مديرية سجل الجمعيات:

تعنى بتسجيل الجمعيات وتقييم ادائها وانشطتها من خلال الوزارات المختصة واعداد تقرير سنوي عن اوضاعها، وتطوير الخطط والبرامج اللازمة للنهوض بأوضاع الجمعيات ومساعدتها على تحقيق غاياتها واهدافها.

المهام الرئيسية للمديرية:

·        استلام ودراسة طلبات تسجيل الجمعيات ومتابعة تحديد الوزارة المختصة بها وفق التعليمات الصادرة.

·        متابعة إجراءات قيد الجمعيات في السجل واصدار شهادات التسجيل بعد التأكد من استيفائها متطلبات التسجيل وأخذ الموافقات المطلوبة ونشر إعلان بها في الجريدة الرسمية.

·        متابعة إجراءات تقييم اداء الجمعيات وانشطتها مع مديريات التنمية فيما يتعلق بالجمعيات التابعة للوزارة ومع الوزارات المختصة فيما يتعلق بباقي الجمعيات وإصدار تقرير سنوي عن أوضاع الجمعيات في المملكة.

·        تطوير الخطط والبرامج اللازمة للنهوض بأوضاع الجمعيات ومساعدتها على تحقيق غاياتها واهدافها وعرضها على مجلس إدارة سجل الجمعيات لإقرارها.

·        وضع مسودات التعليمات اللازمة لتنظيم عمل السجل وتنسيق العلاقة ما بين امين السجل والوزارات المختصة وفق احكام التشريعات.

أقسام مديرية سجل الجمعيات:

قسم القيد والاشهار والحل: (هناك مهام تم تزويدنا بها مطبوعة ورقياً)

·   استلام ودراسة طلب تسجيل جمعية، وإشعار المؤسسين بالنواقص إن وجدت بطريقة رسمية، وإشعارهم باستلام الطلب رسميا عند التأكد من استيفاء طلب التسجيل.

·   متابعة الإجراءات الخاصة بعرض طلبات تسجيل الجمعيات المستوفية لشروط التسجيل على مجلس إدارة السجل ومتابعة استصدار قرار المجلس خلال المدة القانونية.

·   متابعة قرار مجلس إدارة السجل حول تحديد الوزارة المختصة في حال الموافقة على الطلب، والتنسيق مع الوزارة المختصة لاستكمال الإجراءات اللازمة.

·        تنفيذ إجراءات قيد الجمعية، التي وافق المجلس على تسجيلها، في السجل خلال المدة القانونية.

·   إصدار شهادة تسجيل الجمعية،  ونشرها في الجريدة الرسمية، وإبلاغ جميع الجهات المعنية، وتزويدهم بالوثائق المتعلقة.

·        متابعة الحصول على موافقة مجلس الوزراء على طلب تسجيل جمعية في الحالات التي نص عليها قانون الجمعيات.

·   التأكد من استكمال شروط إنشاء فروع للجمعية في المملكة لدى استلام نسخة من قرار الهيئة العامة بذلك وتوثيق ذلك في قاعدة البيانات.

·        تسجيل فرع لجمعية مسجلة في دولة أجنية وفقاً لأحكام القانون.

·        إستلام ومتابعة طلبات الهيئات الدينية المسيحية والرهبنات العاملة في المملكة لتقديم خدمات اجتماعية خيرية.

·   إنشاء قيود دفترية مستقلة لتسجيل كل نوع من أنواع الجمعيات الواردة في أحكام القانون، وعلى فتح ملف لكل جمعية وبناء قاعدة بيانات كاملة عنها.

·        الإشراف على متابعة  الشكاوي المتعلقة بالجمعية وإحالتها للوزارة المختصة.

·   وضع الآليات المناسبة لإرشاد الجمعية ومفوضيها حول إجراءات تسجيل الجمعية والوثائق المطلوبة، وتقديم المعلومات اللازمة عن أحكام القانون والأنظمة والتعليمات الصادرة بمقتضاه.

·   استلام وتوثيق طلبات تسجيل الجمعيات وجميع المراسلات والمعاملات والبريد الوارد للسجل وتوزيعه ومتابعته، والبريد الصادر عن السجل وتوزيعه ومتابعته.

·   استلام طلبات حل الجمعيات ودراستها وتوثيقها ورفعها الى مجلس ادارة سجل الجمعيات لاتخاذ القرار المناسب حولها، ومكتابعة الاجراءات اللازمه

·   استلام طلبات نقل تبعية الجمعية للجمعيات ودراستها وتوثيقها ورفعها الى مجلس ادارة سجل الجمعيات لاتخاذ القرار المناسب حولها، ومتابعة الاجراءات اللازمه.

·        اصدار شهادة تسجيل للجمعيات بدل فاقد اوتالف

·        استلام طلبات الانضمام للاتحاد ودراستها واصدار الكتب اللازمه لها.

قسم التمويل الاجنبي:

·   استلام ودراسة طلبات التمويل أو التبرع الأجنبي المقدمة من الجمعيات حسب النموذج المعتمد لهذه الغاية والتحقق من استيفاء كافة المتطلبات والوثاق ووفق الية الحصول على الموافقة على التمويل الاجنبي المعتمدة.

·   إرسال طلبات التمويل الأجنبي إلى الجهات المعنية (الوزارة المختصة، ووزارة التخطيط والتعاون الدولي، ووزارة الداخلية وغيرها )، لدراستها وارسال رايها للوزارة/ سجل الجمعيات واعداد المخاطبات اللازمة لهذ الغاية، ومتابعتها.

·   متابعة استكمال ردود الوزارة المختصة ووزارة التخطيط والتعاون الدولي ووزارة الداخلية والجهات المعنية على الطلبات والتحقق من استكمالها لكافة الوقائق المطلوبة.

·        دراسة إمكانية إضافة شركاء في تنفيذ المشاريع (قطاعات و /أو محافظات ) والتنسيب بها.

·   التنسيق لعقد جلسات عمل أو تشكيل لجان مع وزارة التخطيط والتعاون الدولي ووزارة الداخلية لبحث المشروع إذا تطلب الأمر ذلك.

·   رفع طلبات التمويل الأجنبي على مجلس الوزراء متضمنة التنسيبات لاتخاذ القرارات المناسبة حول التمويل واعداد المخاطبات اللازمة لهذه الغاية، ومتابعتها.

·        إبلاغ الجمعية مقدمة الطلب ووزارة التخطيط والتعاون الدولي ووزارة الداخلية والوزارة المختصة بقرار مجلس الوزراء.

·   عقد اجتماعات دورية لضباط ارتباط الوزارات المختصة لبحث ومناقشة اليات واجراءات العمل واليات التنسيق والمتابعة واليات التواصل والمراسلة فيما بين الموظفين المعنيين في القسم وضباط الارتباط.

·        المشاركة في عقد وتنفيذ البرامج التدريبية وبرامج بناء القدرات لموظفي السجل والوزارت المختصة حول آليات ومتطلبات الحصول على الموافقة على التمويل الاجنبي وتقييم أثرها.

·        المشاركة في اعمال اللجان التي تشكلها مديرية سجل الجمعيات ووزارة التنمية الاجتماعية والوزارات المختصة.

·   دراسة وتقييم اثر المشاريع (موضوع التمويل الاجنبي) بناءً على تقارير المتابعة وسير العمل الدورية لهذه المشاريع والتي يم اعدادها من قبل الوزارات المختصة.

·        اعداد النماذج اللازمهلضبط وتنظيم العمل وتبسيط اجراءاته

·   المشاركة في عقد وتنفيذ برامج التوعية والتدريب للجمعيات حول متطلبات القانون الخاص بالتمويل الاجنبي ومايترتب عليه من مخاطر غسل الاموال وتمويل الارهاب.

·        عمل قاعدة بيانات بطلبات التمويل الاجنبي المقدمه من الجمعيات والمحافظه على ديمومتها وتحديثها.

قسم الدراسات والتطوير:

·        المساهمة في رسم السياسات الهادفة للنهوض بقطاع العمل التطوعي وتحفيز مؤسساته.

·        المشاركة في وضع قواعد الحاكمية الرشيدة والشفافية للجمعيات، وتفسيرها.

·        إعداد الدراسات اللازمة عن أوضاع الجمعيات في المملكة موتابعة أدائها بالتنسيق مع الوزارات المختصة، ورفع التقارير الدورية حولها، وإعداد تقرير سنوي حول واقع القطاع و رفعه لمجلس الإدارة.

·   اقتراح الخطط والبرامج اللازمة للنهوض بأوضاع الجمعيات ومساعدتها على تحقيق غاياتها وأهدافها ورفعها لمجلس الإدارة لإصدارها.

·   الإشراف على إعداد وتحديث وتنفيذ الخطة الإستراتيجية لسجل الجمعيات بالتنسيق مع جميع الوحدات التنظيمية في السجل، ومواءمتها مع خطة الوزارة.

·        متابعة تنفيذ خطط عمل السجل ورفع تقارير قياس الأداء لأمين عام السجل.

·   الإشراف على متابعة وتحليل مستوى رضى الجهات المتعاملة مع السجل، وتصميم وتحليل استبيانات متلقي الخدمة واقتراح الإجراءات العلاجية بناء على نتائج التحليل ورفعها إلى أمين السجل.

·        الإشراف على إعداد التقرير السنوي لسجل الجمعيات وانجازاته، بالتنسيق مع جميع الأطراف المعنية.

·   الإشراف على إعداد الدراسات حول المجالات التي يقوم قطاع العمل التطوعي ومؤسساته بالمساهمة في تنميتها وتطويرها، ودراسة مدى التوازن من حيث التوزيع الجغرافي، وشرائح المجتمع المستهدفة.

·        الإشراف على  إنشاء قاعدة بيانات ومعلومات عن وضع المشاريع والبرامج المنفذة من قبل الجمعيات، وتحديثها.

·        إدارة جودة  العمليات، والإشراف على تصميم وتوثيق وتطوير إجراءات العمل وتبسيطها.

·   الإشراف على تطوير نظام الكتروني لحوسبة عمل سجل الجمعيات ومديريات الجمعيات في الوزارات المختصة والتأكد من  فاعليته وتحديثه وإدامته ونشر المعرفة حول استخداماته.

·   الإشراف على إدارة وتطبيق كافة مشاريع الحكومة الالكترونية ذات العلاقة بسجل الجمعيات، والعمل على بناء الموقع الإلكتروني لسجل الجمعيات، ومتابعة إدامته وتحديثه.

·        التأكد من محتوى العقود والاتفاقيات والوثائق والأعمال القانونية والتحقق من مراعاتها للتشريعات.

·   إبداء الرأي القانوني في كافة القضايا والحالات التي ترد الى السجل والصندوق ومتابعة وتوثيق العقود والاتفاقيات والوثائق القانونية وحفظها.

·   وضع الخطة السنوية التدريبية لموظفي سجل الجمعيات وصندوق دعم الجمعيات وموظفي الوزارات المختصة وعرضها على مجلس ادارة سجل الجمعيات لاقرارها ومتابعة تنفيذ الخطة.

·   وضع الخطة السنوية التدريبية للجمعيات من مختلف التخصصات وعرضها على مجلس ادارة سجل الجمعيات لاقرارها ومتابعة تنفيذها.

قسم  متابعة الانظمة الاساسية:

·   استلام طلبات تعديل أحكام النظام الأساسي للجمعيات، وتوثيقها، ورفعها إلى مجلس إدارة السجل لاتخاذ القرار المناسب حولها. ومتابعة الإجراءات اللازمة.

·   استقبال ودراسة وتجهيز المعاملات المتعلقة بتعديل الانظمة الاساسية للجمعيات وتوثيقها وعرضها على مجلس ادارة سجل الجمعيات لاتخاذ القرار المناسب بشأنها.

·        تدقيق محاضر اجتماعات الهيئات العامة المتضمنة قرارات تعديل الانظمة من كافة الجوانب القانونية.

·        تصديق الانظمة الاسياسية للجمعيات سواء اصدار جديد و/او تصويب اوضاع و/او بدل  فاقد و/او بدل تالف.

·        دراسة الانظمة الاساسية للجمعيات المسجلة قبل قانون الجمعيات النافذ ومطابقتها مع القانون والانظمة الصادرة بمقتضاه وازالة التعارض فيما بينها وبين التشريعات.

·        متابعة الجمعيات ومدى التزامها بتطبيق الانظمة الاساسية في اداء عملها.

·        تقديم النصح والارشاد للجمعيات ومعالجة أي تجاوزات أو ثغرات تتعلق بالنصوص القانونية .

الهيكل التنظيمي لمديرية سجل الجمعيات: