يعنى مكتب الأمين بتسهيل مهام الأمين، وتأمين كافة الاحتياجات والمتطلبات اللازمة لإنجاز العمل بسهولة ويسر، كما يقوم المكتب بتنسيق جميع الأنشطة المتعلقة بالمكتب ومتابعتها مع الوحدات الإدارية المختلفة في الوزارة، إضافة إلى التنسيق مع مكتب الوزير فيما يتعلق ببعض النشاطات الأخرى، ومن ناحية أخرى التنسيق والترتيب مع جميع الجهات الخارجية ذات العلاقة بمجال عمل الوزارة، ويعمل على إبراز صورة ايجابية عن قيادة الوزارة في حرصها على التميز في تقديم الخدمات المطلوبة من الوزارة للشرائح المستفيدة، واهتمامها الدائم بمصالح المواطنين، والمشاركة في تطبيق معايير تجذير ثقافة التميز في الوزارة. ويتولى المكتب تنفيذ المهام التالية:
-
إدارة مواعيد واجتماعات الأمين والتأكد من تنسيقها وتسجيلها وتحضير كافة الملفات والوثائق اللازمة للاجتماعات والفعاليات التي يحضرها الأمين على المستوى الداخلي للوزارة والخارجي بشقية المحلي والدولي قبل الموعد بوقت كاف، ومتابعه القرارات الصادرة عنها مع المدراء في مركز الوزارة والميدان وأخد التغذية الراجعة على تلك القرارات.
-
استقبال ضيوف الأمين عند وصولهم وتوجيههم لمكتب الأمين ومراعاة التعامل معهم بدبلوماسية وحسب الأصول المرعية، وكذلك استقبال المراجعين وتحويلهم للمديريات والأشخاص المعنيين حسب طبيعة مهامهم.
-
تأمين الاتصالات الهاتفية للأمين، واستقبال المكالمات وتحويلها، وتوثيق أسماء المتصلين للرد على مكالماتهم في حال عدم تواجد الأمين في حينه.
-
استلام البريد والمراسلات والمعاملات الواردة لمكتب الأمين وفهرستها وفتح البريد الإلكتروني ومتابعة المراسلات الصادرة والواردة منه وإليه. وكذلك التنسيق مع ديوان الوزارة حول توثيق وتسجيل البريد الوارد حسب الجهة المعنية. إضافة إلى تتبع سير البريد والمعاملات الخاصة بمكتب الأمين (الواردة والصادرة)، ومتابعة الإجراء اللازمة. وأيضا طباعة المراسلات والتقارير الخاصة بمكتب الأمين وإدارة ملفاتها.
-
تأمين جميع اللوازم والقرطاسية والأجهزة والأدوات اللازمة لمكتب الأمين، واجتماعاته والنشاطات التي يشارك بها، بالتنسيق مع المديريات المعنية.
-
تأمين وسائل النقل للوفود الزائرة بالتنسيق مع المديريات المعنية.
-
التنسيق مع المديريات المعنية لعمل حجوزات القاعات لعقد الندوات والاجتماعات، وتوفير وسائل الدعم اللوجستي لمكتب الأمين والوفود الزائرة وتوفير الضيافة اللازمة للاجتماعات.
-
الإشراف على نظافة وترتيب مكتب الأمين وقاعات الاجتماعات ومكاتب الموظفين العاملين في مكتب الأمين.
-
المشاركة في تطبيق معايير التميز المؤسسي